Kehitys-lehden tilaajarekisteri (informointiasiakirja)

  1. Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi

Kehitys-Utveckling -lehden tilaajarekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:

Nimi: Ulkoministeriö (Y-tunnus 0245973-9)

Osoite: PL 415, 00023 Valtioneuvosto

Puhelinnumero: 0295 351 861

Sähköposti: kirjaamo.um@formin.fi

 

Yhteyshenkilö:

Nimi:  Pasi Nokelainen

Osoite: PL 455, 00023 Valtioneuvosto

Puhelinnumero: +358 295 350 115

Sähköposti: pasi.nokelainen@formin.fi

  1. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kehitys-Utveckling on ulkoministeriön julkaisema neljä kertaa vuodessa ilmestyvä laajasti globaalikysymyksiä käsittelevä ajankohtaisjulkaisu. Tilaajarekisteriä  käytetään lehden postittamiseen sen tilanneille luonnollisille ja oikeushenkilöille.

Tilaajarekisterin tietoja muutetaan, kun tilaaja haluaa syystä tai toisesta lopettaa lehden tilaamisen tai hänen osoitteensa muuttuu.

Yhteystietojen ylläpito tukee yksikön työjärjestyksen mukaista viestintätehtävää eli tiedottamista kehityskysmyksistä. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Tietosuoja-asetus, artikla 6C ja 6E, laki ulkoasiainhallinnosta, ulkoasiainministeriön työjärjestys 38§; laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 20§ l. viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa).

  1. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Tilaajarekisteriä  käytetään lehden postittamiseen sen tilanneille luonnollisille ja oikeushenkilöille: rekisterissä on nimi ja osoite.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Ulkoministeriön kehitysviestinnän yksikkö on tilaajarekisterin ylläpitäjä. Tietojen käsittelijänä toimii käytännössä kulloinenkin lehden painotalo, tällä hetkellä Grano Oy.  Painotalo vastaanottaa lehden tilaukset, peruutukset ja osoitteenmuutokset. Granon kanssa tehdään tietojen käsittelysopimus.

Lehden postittamisen yhteydessä neljä kertaa vuodessa tilaajarekisteri ajetaan Postin järjestelmään osoitetarrojen tulostamista varten.

  1. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat (tai tämän ajan määrittämiskriteerit, mahdollisuuksien mukaan)

Tietoja säilytetään toistaiseksi, perusteena viranomaisen toiminnan tuki.

  1. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Digitaalisesti käsiteltävien tietojen suojaus luvattomalta tarkastelulta tai muuttamiselta:

  • Tietoliikennetekninen salaus, sovellustason salaus, käyttäjän henkilöllisyyden todentaminen keskitettyä autentikointia käyttäen.
  • Tietojärjestelmä kokonaisuudessaan on toteutettu VNa 681/2010 perustason tietoturvallisuusvaatimusten mukaisesti.
  • Järjestelmän luvaton käyttö on estetty, käyttöä valvotaan ja luvattoman käytön yrityksestä jää lokimerkintä.

Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

  1. Mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa se, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Luonnolliset ja oikeushenkilöt ovat itse ilmoittaneet tietonsa nimi ja osoite tilatessaan lehden.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot. Tarkastuksen voi tehdä maksuttomasti kerran vuodessa. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi

Tarkastuspyyntö osoitetaan:

Nimi:                     Ulkoministeriö (Y-tunnus 0245973-9)

Osoite: PL 415, 00023 Valtioneuvosto

Puhelinnumero:               0295 351 861

Sähköposti:        kirjaamo.um@formin.fi

Lisätietoa tarkastus- ja tiedonkorjaamisoikeudesta löytyy tietosuojavaltuutetun ohjeistuksesta Toimintaohjeita rekisteröidylle.